事務処理の見える化

事務処理の見える化とは?

社内で事務を「見える化」している企業や団体様はどれぐらいいらっしゃいますでしょうか?

「ひとつの処理」に

  • どれぐらいの時間がかかっているのか?
  • どれぐらいの費用がかかっているのか?
  • その処理を習得するのにどれぐらいの期間が必要なのか?
  • またその習得に要する費用はどれぐらいなのか?
  • 今、その業務はどんなスキルの社員が対応しているのか?
  • その処理工程は正しい方法なのか?

などを明確にする!という事を業務の見える化と言います。

「事務処理の見える化」の進め方

事務処理全体でのコトですので、どの単位で「見える化」することが良いかは様々ですが、基本は「件数」がカウントできる業務を中心に見える化を行なうことがまず第一歩です。

そして、業務の見える化と同時に部署やそのグループ全体の労働時間や労働コストを算出します。

そうすると労働時間の変動と個別業務の処理件数や処理コストなどの関係性が見えてくる事になり、以下のような実態が浮き出てきます。

  • 総労働時間に対して、実際の処理時間は少ない(⇒手が余っているかも知れません)
  • 実際の処理時間に対して、労働時間が多くなっている(⇒どの業務が労働時間を多くしている原因なのか?を突き止めなければいけません)

このように業務の見える化を行なうコトで、そこから様々な対策を講じることが可能となります。

見える化の第一歩、社内事務の見える化

「残業時間を減らして、残業コストを抑えたい」
「生産性を上げて、今より少ない人数で対応したい」

でもなかなか実現できない・・・

こういった思いを持たれている経営者や管理職の方は多いのではないでしょうか?
そんな方に、事務処理の見える化の第一歩として、社内事務を「見える化」する事をオススメします。

弊社のように、アウトソーサーという立場では、業務の多寡が一般の企業様以上にダイレクトにビジネスに直結します。
そこで、

  • 残業時間が多く発生する⇒弊社の持ち出しが多くなる⇒如何に残業を減らすか?
  • 多くの人数で対応する⇒弊社の持ち出しが多くなる⇒如何に少ない人数で対応できるか?

といった考え方が身についています。
そして、これらの課題解決の対策立案には、先に述べた事務の「見える化」をしておく必要があります。

この事務の「見える化」は、社内で処理を進めていく際に有効なだけではなく、その事務部分をシステム化する、またはシステム改修するなどの際にも、どれぐらいの効率化が図れるかといった効果検証する際や、弊社のようなアウトソーサーにアウトソーシングする際の効果検証にも利用できます。

事務の「見える化」・・・ますます競争が激しくなる企業間競争に勝つためにも重要な施策なのかも知れません。

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