イメージと現実のギャップ

これは大きな案件になる!と、ガッツボーズをしたものの・・・

お客様の課題を解決できなかったときの話です。

以前、倉庫にダンボール2万箱、数億枚にもおよぶ原稿を、年間2,000万円の費用をかけて保管しているお客様からご相談を受けました。インデックスもなく、倉庫から探すときに非常に手間がかかっているとのこと。保管費用も馬鹿にならないので、この際画像化してきれいにしたいというご要望でした。画像は見れればよいので白黒でOK。特に検索キーも必要なしとのこと。

「中身は長年保管しているから分からないが、まずは見積を・・・」というお客様の言葉に一抹の不安を感じながらも、「これは大きな案件になる!」と、電話を置いた瞬間に、小さくガッツポーズをしたほどでした。

まずは現地調査が必須と、早速アポイントを取り、現地での保管状況を見させていただきました。そこには予想していた以上の書類の山が・・・。

ずらっと並んだダンボールの中には、分厚いパイプ式ファイルがたくさん入っており、付箋がついていたり、ホチキス留めしてあるものも結構ありました。中には書籍も混ざっていたり・・・。これ、すべてスキャニングされるのでしょうか? チェックしていくにつれ、不安要素が大きくなっていきます。

お客様のご要望にお応えしたいのは山々ですが・・・

改めてお話を伺うと、当初は「白黒でOK」といっていた画像が、「やっぱり画像はカラーで」となり、さらに「探しやすくなるよう検索キーも設定して欲しい」というリクエストに変わっていきました。

(心の声:あれ? 画像は白黒、見られればよし、というお話は・・・?)

スキャンした後の原稿は?とお尋ねしたところ、「貴重なものもあるので、原本を保管したい」とのことでした。

(心の声:あれ、あれ? それだと結局、保管場所が必要ですよね・・・)

さらにお客様からは、こんなお言葉が・・・

「これでやっとスッキリできる! よかった! で、画像化にかかる費用は、今、保管にかかっている2,000万よりも安く上がりますよね!!?」

(心の声:・・・・・・・)

困りました。激しく困りました。

しかし、お客様にいい加減なことをお伝えするわけにはいきません。

勇気を持って、この言葉を振り絞りました。

「あの・・・はっきり申し上げて、その費用感では難しいと思います・・・」

「なんで?おかしいんじゃない?」「スキャンするだけでしょ?」と、納得行かないご様子でしたが、一般の方が持つスキャニング作業のイメージと、実際の作業との間には、大きな乖離があることを痛感した瞬間でした。しかしながら、このお客様のように<スキャン→簡単→安い>というイメージを持たれている方は、結構多いのです。

スキャニング作業は思った以上にお金がかかる

スキャニング作業・画像作成は、単純に原稿を保管するよりも費用がかかります。なぜなら、画像検索システムを構築するまでに、とても多くの工程が必要になるからです。

FotoJet2.png

このように、ただスキャンすればよいというものではなく、前工程、後工程に作業が発生します。

今回の案件は、ここにプラスして、検索キーの設定があり、データ入力、リネーム作業が必要になります。また、取り込む画像に関しても、白黒よりもカラーの方が処理に時間がかかるので、その分費用が高くなります。

とりあえず一旦持ち帰り、お客様のご要望をすべて含めた形で、改めて試算してみました。すると・・・目の前に叩き出された数字の桁数は、「億!!」

10年かけても費用を回収できない価格となってしまいました。お見積書を見たときのお客様のリアクションは・・・皆様のご想像通り・・・です。

さらにお話を伺っていくと、そもそも保管している原稿を見に行く機会は1年に1回もなく、画像にしても、ほぼ使われない・・・・ということで、残念ながらこの案件は流れてしまいました。そりゃごもっともです。「たまに使う」程度のものに、億越えの費用を使うのは現実的ではありませんから。

私たちが学んだこと

ここで学んだことは、お客様に作業内容をご理解いただくことはもちろんですが、お客様の実情に「画像化」することが本当にマッチしているか、私たちがしっかりと見極め、ご提案していくことです。

原本管理にお悩みのお客様は、たくさんいらっしゃいます。画像化して、探しやすくしたい、効率化していきたいというお気持ちは重々わかります。でも、最も大切なのは、「そこまでお金をかけてもやる価値があるかどうか」を、しっかりとご検討いただくことです。

スキャンした画像は、どのくらいの頻度で使うのか、画像化したことにより、どの作業がどれだけ効率化されるのか、「原本を探す」作業がなくなることで、他にどんなメリットが生まれるのか・・・など、細かい項目をチェックして、「本当にスキャニングする必要があるのか」を検討していただきたいと思います。

人件費(書類管理、作業時間、捜索時間等)+保管費(倉庫費用) > スキャニング費用

とならないと、なかなかお客様の望んだ結果になりません。

*弊社ではスキャニングの御見積を行う際は必ず「目的・用途」「現状の確認」をさせていただいた上で、最適なソリューションをご提案させていただきます。

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