【ケーススタディ】「紙文書の電子化」は企業に何をもたらすか?!

文書の電子化にお悩みの企業様からのご相談

今回のテーマはズバリ、「文書の電子化」!

今、多くの企業様の「お悩みランキング上位」に入るのが、紙ベースの書類や資料等の保管ではないでしょうか? 
場所はとる、探しにくい、重い・・・など、数多くのデメリットをわかっていながらも、「どこから手をつけていいかわからない」と、現状に甘んじている企業様も少なくはありません。

今回ご相談いただいたのも、そんなお悩みを抱える企業様でした。

膨大な書類に押しつぶされそうに・・・

その企業様は、全国の拠点から大量の採用書類が定期的に送られてきていました。その数、すでに10,000人以上! 確認する人員も足りないし、保管する場所も足りなくなってきているため、根本的な解決策を求めて弊社にご相談いただきました。ヒアリングを重ねる中で見えてきたポイントは、次の2つ。

・原本が必要な際にすぐ探せない

・ファイリングが誤っていたり、戻し間違いがあり、対象の書類が見つからない場合がある

「量的」な問題と「人的(ミス)」の問題、2つの側面から「探せない」状況に陥っていたのです。

「文書電子化」の落とし穴 〜自社の限界〜

その企業様は以前、自社で「文書の電子化」にチャレンジされたことがありました。社内の複合機でスキャニングしたのですが、何しろ膨大な数です。朝から晩までスキャンし続けても、ゴールは遥かかなた・・・他の作業ができなくなり、本業にも影響しかねなかったため、やむなく断念したそうです。

解決策は見つからなくても、採用書類はどんどん送られてきます。紙の書類は増える一方・・・。そんなケースで弊社がご提案した内容とは?!

文書電子化の導入は長距離ランナー思考で

ご依頼内容は、原本検索からの根本的な解決。採用書類をデータ化し、画像検索を可能にしたいということでした。しかし、一言で「画像検索」といっても、いろんな方法があります。

検索キーはどうするのか? 名前だけでいいのか、社員番号も必要なのか? 原本は一枚ものの紙なのか、ホチキス留めされているのか・・・などによってスキャニング費用は変わってきます。

さらには、「このデータを将来どのように活用したいか?」によっても、システムの構築は変わります。

そこでまず、ご理解いただいたのは、人件費とスキャニング費用のバランスです。

人件費(書類管理、作業時間、捜索時間等)+保管費(倉庫費用) > スキャニング費用、システム導入・運用費用

特に人件費については、「単純な工数でなく、実際にかかっている時間」を算出した上で、このバランスをキープしていく必要があります。

短期的な改善でなく、あくまでも長期的な改善につながるということを、明確にご理解いただけて初めて、電子化への第一歩が踏み出せるのです。

任せてよかった! 導入後の大きな変化

何度も打ち合わせを重ねながら弊社がご提案したのは、継続可能なパッケージです。既存の書類の数、そして今後も定期的に採用書類が送られてくることを考慮した内容です。

まずは、新規で到着する200件の書類は毎月スキャニングを行います。既に到着している過去の10,000件の書類については、使用頻度と重要性から優先順位をつけ、毎月の処理に載せて計画的に電子化するようにしました。

このような長期スパンで計画したことで、毎月の費用も平準化でき、一度の負担額を軽減することができました。

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また、検索システムに関しても、当初は多機能なパッケージでご検討されていたところを、本当に必要な機能に絞り、比較的仕様の追加がしやすいパッケージでご提案、導入いただきました。

「いざ、作業!」となれば、弊社は高速スキャナを10台保有しておりますので、スケジュールに沿って確実に電子化処理を行い、滞りなくすすめることができました。

文書の電子化、検索システムの導入により、このような「現場の生の声」をいただくことができました。

*書類をスムーズに検索ができるようになった

*電子化のおかげで、書類の戻し間違い等の人的なミスがなくなった

*書類の管理方法が統一され、書類が見つからないといった問題も解決した

*問合せ対応のレスポンスタイムが大幅に向上した

*本来の業務に割く時間を増やすことができた

*今後も定期的にスキャニングをお願いしたい

「ありがとう」「楽になったよ」という言葉ほど、弊社のエネルギーになるものはありません。もし、同じような問題を抱えていらっしゃいましたら、ぜひ弊社にご相談ください。感謝。

※上記は実際導入いただいた一例です。

実際に導入いただく際は必ず「目的・用途」「現状の確認」をさせていただいた上で、最適なソリューションをご提案させていただきます。

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