事務処理作業

書類の作成、整理などのノンコア業務は、事務処理のプロにお任せ下さい

どんな案件でも必ずと言っていいほど業務フローに組み込まれる部門です。
入学試験・資格試験・検定試験の事務処理(願書受付・受験票発送・試験問題発送・試験資材発送・出欠・答案確認・エラー処理・記述答案採点・合格証発送)から、販促用DM・商品・アンケート、各種書類の封入発送処理、請求書発行、経理資料作成、証憑突合、ファイリング等、あらゆる事務処理を担当します。

事務処理

対応業務概要

入試・資格検定試験処理

様々なレイアウトの願書受付処理を行っているため、出願ルールや出願資格が複雑な試験でも問題なく処理を行うことができます。

また、試験問題等の重要資材は、毎日作業の開始時と終了時に残数のカウントを実施し、厳重に管理を行います。

専用のスタッフと作業部屋を完備していますので、短期間に多くの作業者や広い作業部屋を必要とする試験でも問題なく作業を行うことができます。

<願書受付>

  • 受験に必要な書類が全て揃っているか、記入内容に不備が無いかをチェックします。
  • お客様・志願者様へお問合せを行い不備を解決します。
  • [データ入力⇒リスト出力後]出力した入力データリストと願書原本を照合し、入力内容に誤りがないかを確認します。

<受験票発送>
志願者データをもとに出力された受験票を圧着し、発送します。

<試験資材、試験問題発送>
各会場毎に必要数を梱包し、発送します。

<出欠確認>
出欠台帳と答案を付き合わせし、出席者数と答案枚数が一致していることを確認します。

<エラー処理>
[答案データ・出欠データ入力⇒志願者データ・答案データ・出欠データのシステムエラーチェック⇒エラーリスト出力後]エラーのある答案の原本を確認し、エラーを解消します。

<記述答案採点>
お客様と打合せを行い、採点基準に則り採点を行います。

<合格証書・合否通知発送>
合格証書・合否通知を封入発送します。

封入発送業務

専門スタッフが多数在籍しており、小ロット・煩雑な封入から単純・大量封入まで行います。
使用する資材は、すべてカウントし数値管理を徹底しています。
機械では行えない郵便物や緊急性の高い郵便物を得意としています。

<封入発送業務>
個人宛・団体宛に郵便物を作成します。
封入作業だけではなく、封筒・封入物・宛名ラベルの作成・出力も行ないます。
定型封筒(洋・和)・定形外封筒・変形封筒やダンボール箱による梱包作業まで対応可能です。
封入物は、1点封入から数十点の封入まであります。
封入物は、ホチキス止めされた帳票・冊子・ラベル等もお引受しています。
封入物に折り加工が必要な場合は、機械や手作業にて折り加工をします。
2点以上の照合封入では、目視確認やバーコード読み込みによる機械対応を行います。
大量の郵便物は、郵便料金割引サービスの利用を可能とする区分・結束作業も行います。

販促用DM・商品の発送

DM発送後、コールセンター部門が随時入電を開始します。
デイリーで対応いたしますので、反響のあった送り先には入電翌日に商品を発送することができます。

<DM発送>
販促用のキャンペーン案内DMを封入発送します。

<商品発送>
[コールセンターよりDMの送り先に入電後]
反響のあった送り先に随時キャンペーン商品を封入発送します。

各種資料作成、出力、ファイリング

各種事務処理の作業工程について、PDCAを回しながら常に業務改善を行っています。

<業務例>
お客さまの業務に合わせた出力帳票の作成
資料の出力、製本、件数カウント
指定場所への納品
永年保管資料のファイリング

 
 

現場から

田島俊

田島 俊

作業開始前は入念に打合せをさせていただき、お客様のご要望通りの処理を正確に行えるよう心がけています。
作業は専門のスタッフが手順書に則って行い、管理者が「初めから終わりまで正しい工程で行われたか」を確認しています。
また、結果を集計・分析し、より良くする為のご提案もさせていただきます。

複雑な処理にも柔軟に対応いたしますので、安心してお任せください。

設備紹介

QRコード読込機

QRコード読込機
到着確認、封入作業、在庫管理などに使用します。
資材に印字されているQRコードを読み込み、会場データ・送付先データ・在庫データとの照合確認を行うことで、資材の紛失や発送物の誤封入などを防止することができます。

紙折機

紙折り機
簡単な二つ折から専門的なクロス折りまで対応可能な折機を数台所有。専門スタッフが担当いたします。

開封機

開封機
封筒の開封処理を自動で行い、時間短縮・コストカットが可能です。
業務用高速開封機で、内容物を誤って切り落とすことはありません。

 

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