文書電子化

事務処理のプロが提案する、文書電子化

文書をスキャンして、電子データで保存します。スキャンしたpdfを元に、パンチャーがデータ入力を行いますので、データベースとして使用することも可能です。文書管理システムを使用し、検索・閲覧ができるようにファイルを整理します。機密文書、年々増加する紙の文書、書庫スペースを埋め尽くしている文書について、ペーパーレス化へのご提案を致します。

文書電子化

対応業務概要

各種申込書のスキャニング

申込書のスキャニングをしております。スキャンしたデータは、文書番号毎に整理され、検索・閲覧が可能です。

【作業手法】
各申込書にバーコード入りの頭紙をセットする事で、自動的にファイルが区切られ、また所定のフォルダに保存されるような仕組みです。また、書類左上部分に記載されているコード(5桁の英数)でファイルを検索できる仕組みもございます。

契約書のスキャニング

社内にある契約書を電子化し、万一の災害時に原本が紛失しても業務に支障がないようにしたいというご要望から、電子化のご依頼に対応しています。東日本大震災以降、同様の件でお客様からご相談をいただく事が増えました。

契約書はほぼテープどめ製本がされていましたので、全てフラットベットタイプのスキャナーで作業を行っています。

エントリーシート(履歴書)のスキャニング

毎年春、新卒採用の時期に、書類選考を通過し一次面接に臨む学生さんのエントリーシートをスキャニングしています。

写真が貼ってあるので、スキャン自体に苦労するのはもちろん、カラーでのスキャンですがファイルサイズが大きくならないように調整したりしています。

 
 
 

現場から

白石千尋

お客様のお手元にある紙資料、必要以上に置き場所を取っていないでしょうか?探しづらくないでしょうか?重要書類なのに誰でも見ることができる状態になってないでしょうか?紛失の可能性は無いでしょうか?災害時の対策は万全でしょうか?

もし一つでも思い当たることがあるようであれば、日本アイデックスが課題解決のお役に立てるかと思います。ぜひ、ご相談ください。

設備紹介

スキャナ

ドキュメントスキャナー
A4サイズですと、1時間に最大5,000枚程度スキャン可能なスキャナーを複数台そろえています。薄く、特殊サイズの複写用紙を、1ヶ月で36万枚の処理実績があります。

 

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